Record Retention Recommendations

Keep in mind, this information is provided as a general guideline only. If you have questions about destroying any tax or accounting records, please contact a Fenner, Melstrom & Dooling, PLC professional team member.

Accounting Records                                                     

Accounts Payable                                                                 
Accounts Receivable                                                           
Depreciation Schedules                                                      Expense Records (Receipts and invoices)                             
Financial Statements (annual)                                            
General Ledger                                                              
Inventory Records                                                            
Loan Payment Schedules                                                 
Purchase Orders (1 copy)                                                  
Sales/Revenue Records                                                     

Bank Records                                                                

Bank Reconciliations                                                     
Bank Statements                                                            
Cancelled Checks                                                            
Electronic Payment Records                                           

Corporate Records                                                         

Board Minutes                                                                
Bylaws                                                                          
Business Licenses                                                            
Contracts – Major                                                            
Contracts – Minor                                                           
Insurance Policies                                                                      Leases/Mortgages                                            
Patents/Trademarks                                                          
Shareholder Records                                                         
Stock Registers                                                               
Stock Transactions                                                           

Employee Record                                                           

Benefit Plans                                                                  
Employee Files (ex‐employees)                                         
Employment Applications
Employment Taxes                                                        
Payroll Records                                                               
Pension/Profit Sharing Plans                                             

Real Property Records                                                    

Real Estate Purchases (escrow documents)                           
Construction Records                                                       
Leasehold Improvements                                                   
Home Improvement Records                                              
Lease Payment Records                                                    

Tax Returns                                                                  

Federal and State Returns                                                
IRS and State Tax Audit Reports                                       
Tax Related Correspondence                                             

Retention Period

7 Years
7 years
7 Years
7 Years
Permanent
7 Years
7 Years (Permanent for LIFO System)
7 Years
7 Years
7 Years

Retention Period

3 Years
7 Years
7 Years (Permanent for real estate purchases)
7 Years

Retention Period

Permanent
Permanent
Permanent
Permanent
Life + 4 Years
Life + 3 Years (Check with your agent)
Permanent
Permanent
Permanent
Permanent
Permanent

Retention Period

Permanent
7 Years (or statute of limitations for employee lawsuits)
3 Years
7 Years
7 Years
Permanent

Retention Period

Permanent
Permanent
Permanent
Permanent
Life + 4 Years

Retention Period                                                          

7 Years
Permanent
7 Years

How long should I keep records?

IRS website on:  How long to keep records?